電話のマナー

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カテゴリ: 話し方の礼儀
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何と言っても電話の応対の如何により、会社の品性が印象付けられるのは真実です。そこで会社の品格を保つ為にも、全ての社員が正確な敬語で応対できる様になっておく必要があります。

それでは只今より、電話のマナーについて御紹介をして参りましょう。

先ず大切な項目は、呼び出し音が鳴ったら、即座に受話器を取るという事です。ところが電話に出られる人が複数存在すると、「私が出ても良いのか？」と遠慮する傾向があります。まして新入社員の場合、電話を受ける様にとの指示を得て、名乗る社名を正確に把握してからでなければ、自宅の様に自己判断で電話に出るのは御法度です。


然しながらお客様をお待たせする事は、会社の品格の低下に直結しますし、同僚に与える印象も決して良くはありません。そこで最低でも３回目のコール以内には、電話に出る様に心掛けて下さい。

次に大切な項目が、電話での第一声の好感度です。特に電話の場合、相手の顔が見えませんから、どんなに笑顔で応対したところで、消え入る様な声では相手の耳に届きません。だからと言って、聞こえよがしの大声では、これ又割れた声が聞き苦しいものです。この様にいずれにしても、聞き取りにくい電話は、会社にとって負のイメージでしか有り得ないのです。

そこで意識的に、普段よりも少々高めの明るい声、明瞭な発音を心掛けて下さい。

最後に大切な項目が、緊張感の維持です。とかく電話では姿は見えないからと、気持ちが緩む傾向があります。こんな時、相手に見えないのを良い事に、脚を組んだり椅子にもたれかかったり、横柄な怠慢な姿勢で応答すると、相手にはこの気の緩みが露骨に伝わってしまうのです。そこで姿勢を正して椅子に腰掛けて、にこやかな凛々しい爽やかな電話応対が出来る様に、常に緊張して頂きたいものです。

特に初めて電話をかけて来られるお客さまにとっては、最初の電話で会社の印象が決定付けられてしまいます。ここでの話し方の良し悪しで、会社の印象が良くも悪くもなるのです。そこで全員がマナーを守った電話応対が出来る様、社員の教育が必要不可欠に違いありません。

　因みに職場では上下関係は絶対ですから、どんなに部下の方が能力が高くて部下の方に正義があっても、上司が「そんな電話応対では駄目だ。」と言えば、上司の判断が正しい事になるのです。そこで会社では、上司の視点に立って自分を図る能力が、必要なのに違いありません。