電話の応対
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- カテゴリ: 話し方の礼儀
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電話では先方の顔が見えないだけに、面談する以上にその話し方一つで、先方に与える印象が違って来ます。
先ず呼び出し音が鳴ったら、敏速に受話器を取る訓練が欠かせません。特に呼び出し音の３回目以内に電話に出る、これがビジネスマナーの基本でもあります。そこで「誰かが出てくれるだろう。」という甘えは捨てて、自分から即座に受話器を取る様にしたいものです。
次にどれ程礼儀正しい言葉遣いをしても、ボソボソと陰気な声で話すとしたら、先方に与える印象は決して良くはなりません。そこで第一声は必ず、高めの明るい爽やかな声を、くれぐれも心掛けて頂きたいのです。
更に、誰かに取り次いだり資料を取ったり等、電話を一旦保留にして先方をお待たせする場合があるものです。この電話での待ち時間は、待たせる側には僅か３０秒程度でも、待たされる側には長く感じる傾向があります。そこで取り次ぐ目的の人物の姿が見えない時には、「もしかすると待たせてしまうかも知れない。」と分かるでしょう。こんな時には出来る限り、こちらからかけ直すのが心遣いになります。
因みに現代では電話機に保留ボタンがありますから、お待たせする場合には保留ボタンを押すのかどうか、会社の方針を確認した方が良いでしょう。もし保留ボタンを押す習慣の会社であった場合、保留ボタンを押し忘れて社内の内輪の話を外部に筒抜けにしては、社長の大目玉を食らう可能性があるからです。
又、電話では心遣いの言葉を一言付け加えるだけでも、印象は格段に違ってきます。例えば「○○は只今、席を外しておりますので、戻り次第こちらからお電話させて頂きます。」と応答するのも構いませんが、それよりは「○○は只今席を外しております。恐れ入りますが戻り次第、こちらからお電話させて頂きますが、それで宜しゅうございますか？」と応答すると、受ける側の印象が良くなりますね。
この様に、「恐れ入りますが」「あいにくではございますが」「お差し支えなければ」「御多忙とは存じますが」「誠に恐縮ではございますが」等、気遣いの言葉が使える様になると、良い印象を与えられるに違いありません。
この様に電話に於いては顔が見えないだけに、先方に与える印象が話し方だけで決定されてしまうのです、そこで出来るだけ良い印象を抱いて頂ける様に、マナーには最大限の注意を払って応答したいものです。